Semana 7: papeleo para el Erasmus

Introducción

Puesto que me queda menos de un mes para acabar mis prácticas Erasmus y no me podría haber ido mejor, quiero aprovechar las últimas entradas que voy a hacer para daros algunos consejos y que os familiaricéis con toda la documentación y el papeleo necesario para irse de Erasmus. Puede que esto solo sirva para mi universidad, pero llevo siete meses trabajando en la oficina Erasmus y creo que he aprendido un par de cosas sobre cómo funciona el proceso y cuáles son los requisitos para ser estudiante Erasmus. En esta entrada, hablaré de los primeros pasos para solicitar una beca Erasmus y de cómo tener toda la documentación en regla. Aquí encontraréis toda la información que necesitáis.

Esta es mi sexta vez de Erasmus entre estudios y prácticas, así que creo que soy la persona indicada para ayudar a los Erasmus novatos y dar algunos consejos. Voy a empezar desde el principio, enseñándoos algunos documentos de la universidad y otros que yo tuve que entregar para solicitar la beca.

Solicitar un Erasmus

Este es un paso peliagudo: puede ser muy sencillo o algo complicado. En mi universidad, Dimitrie Cantemir de Rumanía, es bastante fácil hacer la solicitud y que te acepten en el programa Erasmus. La gente puede ir donde quiera, sin importar la nota que tengan o su nivel de inglés, a diferencia de otras universidades. Lo único que hay que hacer es ir a la oficina Erasmus y apuntarse; allí te dan una lista con toda la documentación que hay que presentar. Al principio es un rollo tener que rellenar tantos papeles, pero si luego quieres volver a irte de Erasmus, ya tendrán toda la documentación en tu expediente y será mucho más fácil.

Documentación necesaria para el Erasmus:

• Certificado con información personal, departamento en el que estudias, curso y dirección;
• Certificado de nivel de inglés;
• Contrato de finanzas para recibir la beca Erasmus;
• Contrato de estudios firmado por ambas universidades;
• Carta de aceptación de la universidad de destino (la puedes entregar impresa);
• Seguro firmado por uno de tus padres o tutores en caso de que pasara algo;
• Carta de motivación.

Esta es la documentación que pide mi universidad y es la documentación estándar de la Unión Europea (no son necesarios visados ni seguros médicos). Por ejemplo, en Firat University, Turquía, piden muchísimos otros documentos porque Turquía no forma parte de la UE; así que el proceso de solicitud y aceptación es mucho más complicado.

Los estudiantes turcos tienen que presentar:

• Pasaporte;
• Seguro médico;
• Visado del país de destino;
• Contrato de estudios;
• Carta de aceptación (original);
• Contrato de finanzas;
• Un nivel mínimo de B2 de inglés (se hacen dos exámenes durante el período de solicitud);
• Carta para el permiso de residencia;
• Documentación con información personal;
• Documentación traducida del turco al inglés.

El proceso suele ser bastante complicado para los estudiantes turcos porque no saben mucho inglés y la mayoría suspenden la prueba de nivel, en cuyo caso es muy difícil irse de Erasmus. En cambio, en mi universidad nos dan 12 meses para completar nuestros estudios y 12 más para hacer prácticas que nos podemos organizar como queramos siempre que nos acepten.

Ejemplo de carta de aceptación

Normalmente, todas las universidades tienen un listado de las universidades con las que tienen acuerdo; puedes consultar el listado, ver cuál se adapta mejor a tu perfil y hacer la solicitud. Si quieres hacer prácticas, el proceso es muy diferente y cuesta más porque tienes que buscar tú mismo dónde ir y tienen que aceptarte. Yo tuve que enviar docenas de correos a empresas de Europa y Asia y solo 10 me contestaron.

El proceso es incluso más difícil si no eres miembro de la UE, como he podido observar con los estudiantes turcos. Tardan hasta tres meses en aceptarlos y solo pueden ir un semestre o dos para completar sus estudios y dos meses de prácticas en verano, lo que me parece una mierda. Además, suelen tener problemas con la documentación, problemas en la embajada con el seguro médico... En Polonia, por ejemplo, solo aceptan un tipo de seguro concreto que debe incluir cinco palabras clave ("responsabilidad" es una de ellas). No tenía ni idea de que ir de Erasmus fuese una odisea para tanta gente.

El papeleo final

Si crees que solicitar el Erasmus es lo más difícil, te equivocas. El Erasmus se acaba y para cuando vuelvas, debes tener toda la documentación en regla para que te den el 20 % restante de la beca. No sé cómo funciona el proceso en todas las universidades, pero cuando hice mi primer Erasmus hace cinco años me dieron toda la beca al principio; entonces era más sencillo, porque no se había implantado el Erasmus+ y había otra normativa. Por mi experiencia en la oficina Erasmus y por haberme ido de Erasmus tantas veces, sé que el dinero hace falta al menos dos semanas antes de volver para poder comprar los billetes de vuelta. Pero he oído historias de estudiantes rumanos y de otros países que por desgracia no han recibido el dinero a tiempo. Hay estudiantes que para ir de Erasmus solo dependen de la beca, ya que sus familias no pueden permitirse los costes.

La documentación que ha de presentarse al final de la estancia es:

En mi universidad:

• Contrato de estudios definitivo, firmado y cuñado;
• Certificado de asistencia.

En otras universidades:

• Contrato de estudios definitivo;
• Certificado de asistencia;
• Certificado de estudios;
• Copia del pasaporte con los sellos pertinentes;
• Recibos de las compras (en algunos casos);
• Billetes de avión.

Algunos estudiantes rumanos que han hecho su Erasmus en Firat University dicen que allí son tan estrictos que tienen que guardar los recibos y los billetes de avión y en el caso de que las fechas de los vuelos no les coincidan con las del contrato de estudios, tienen que devolver el dinero. En cambio, sé que dos alumnos de mi universidad firmaron un contrato de prácticas de ocho meses y dos semanas después volvieron a Rumanía. El coordinador de estudios los vio por la calle y nos les dijo nada porque todos los papeles estaban en regla, y tampoco tuvieron que devolver la beca. Al parecer, esto ocurre con frecuencia porque la universidad hace la vista gorda.

Aquí os dejo un modelo de un contrato de estudios para prácticas, que el coordinador universitario debe firmar y sellar.

También os dejo un certificado de estudios, que algunas universidades piden para hacer prácticas. En este documento se incluye el curso y las notas obtenidas, y debe estar firmado.

Conclusión

Yo tuve la suerte de estudiar en una universidad que me ayudó mucho durante el proceso, incluso cuando parecía que era imposible que me marchase. En algunos casos, ni siquiera había un convenio entre mi universidad y la universidad a la que quería ir y aun así confiaron en mí y permitieron que me fuese; gracias a eso, ahora sí que existe un convenio entre las universidades y por tanto más oportunidades para los alumnos. En general, el Erasmus es un programa fantástico para motivar a los estudiantes. Si eres universitario, intenta solicitarlo aunque sea una vez. Y si eres como yo y lo solicitas varias veces, saldrás ganando tanto a nivel académico como profesional.

Aquí tenéis un modelo de certificado de asistencia, muy importante para finalizar vuestro Erasmus. Siento la calidad, hice una foto a la pantalla de mi ordenador, pero al menos os podéis hacer una idea de cómo es. Este es de Firat University, los de otras universidades serán diferentes.

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