Quali sono le procedure per poter partire in Erasmus?

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Quali sono le procedure per poter partire in Erasmus?

Sei curioso di sapere cosa devi fare per poter andare in Erasmus? Bene, qui ti spiegherò, secondo la mia esperienza, quali sono le procedure per realizzare tutti i passi necessari e ciò di cui avrai bisogno per partire e richiedere un posto.

Immagine in alto: Uffici Internazionali ULPGC. (Vegueta)

Primi passi

Prima di tutto, è necessario esaminare le date di presentazione della domanda in modo da poterla presentare entro i termini previsti. Inoltre, per assicurarti un posto e poter andare nel paese che veramente desideri, ti consiglio di avere almeno un livello di inglese B1, anche se non tutte le università ospitanti lo richiedono. Questo dipende dal paese nel quale vorrai andare e dovrai deciderlo insieme al coordinatore della mobilità, il quale dovrà mostrarti le destinazioni che potrai scegliere. Nella mia università c'è una classe di lingue che tiene appositamente degli esami per poter accreditare queste lingue. Quindi, prima di presentare la domanda, puoi chiedere alla tua università di accreditarlo se non è già in tuo possesso.

Se hai già un livello di inglese accreditato (o di un'altra lingua) accettato dall'università ospitante, devi accertarti di possedere anche un minimo di crediti superati, normalmente 60, e una media dei voti superiore a quella richiesta dal bando Erasmus di quell'anno.

Se hai questi requisiti principali puoi candidarti per un posto compilando la domanda che la tua università mette a disposizione. Guarda bene le date di inizio dell'intero processo nel sito web della tua università.

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Scelta dell'università ospitante

Nel mio caso, l'università ha inserito una lista delle università disponibili. Tieni presente che non in tutte le università dove c'è l'accordo o in tutti i paesi saranno presenti tutte le facoltà, quindi ti verrà data una lista per codice di carriera. In questa lista sarà presente il paese, il codice, la pagina web dell'università ospitante, il codice Erasmus, il numero di mesi di soggiorno e i posti disponibili. Tieni a mente la scadenza per presentare la domanda, dato che è differente per ogni università.

Andrai fuori di testa guardando le università una per una, ma devi farlo. Devi creare una lista per ordine di priorità. Metti per prime le università nelle quali vuoi andare a studiare. Ti consiglio di sceglierne alcune, dato che c'è gente che ha dei requisiti migliori dei tuoi e siccome i posti vengono assegnati per ordine di preferenza in base ai requisiti, potresti non andare dove veramente vuoi. Scegli, quindi, come minimo sette università in cui preferisci andare.

Lista di priorità

Quando riempi la domanda, l'università fa un elenco con la media dei voti di ognuno di voi e uno prioritario in base alle lingue, che siano inglese, tedesco, francese, italiano ecc. In questi elenchi ci saranno i nomi di coloro che possono presentarsi alla prima riunione per l'assegnazione dei posti.

Il giorno della riunione, c'è stata gente che aveva fino a tre lingue accreditate e che chiaramente stava in cima alla lista e poteva scegliere la destinazione. Durante questa giornata sarai molto nervoso. La riunione, almeno quest'anno è stato così, si è svolta nella sala riunioni della mia università. L'atto si è svolto chiamando, ad alta voce, ogni studente per preferenza linguistica. Lo studente doveva alzarsi e andarsi a iscrivere negli elenchi delle destinazioni scelte. Io personalmente ho scelto l'Italia.

Una volta terminata la riunione, ti dicono quali sono le procedure per proseguire con le scartoffie.

Mobilità online e altre piattaforme

La procedura successiva è quella di accettare il posto nella piattaforma della Mobilità online, questo processo può durare anche una settimana. Per farlo dovrai entrare nella pagina con il tuo userID e password, esattamente come hai fatto per accedere alla domanda, e accettare il posto. Fai attenzione che i tuoi dati siano corretti. Una volta accettato il posto, dovrai aggiungere i tuoi dati personali e bancari, nella piattaforma.

Immagine in alto: Uffici Internazionali ULPGC. (Vegueta)

Seconda riunione

Dopo più o meno due settimane dalla prima riunione, verrà convocata un'altra riunione dove ti verranno illustrati tutti i documenti necessari che dovrai riempire.

Il più importante tra questi è il Learning Agreement, ovvero il contratto di studio che avrai tra la tua università e quella ospitante. Dovrai inserire qui le materie che desideri studiare all'estero, materie che saranno concordate previamente con il tuo coordinatore. Devi entrare nella pagina web dell'università ospitante, guardare le guide docente e confrontarle con quelle della tua università. Devono essere molto simili per fare in modo che ti convalidino le materie. Questo è molto importante. Una volta che sarà tutto corretto, il tuo coordinatore te lo invierà firmato, in modo che tu possa mandarlo all'università ospitante insieme a tutta la documentazione richiesta.

Nel mio caso, l'università ospitante mi ha richiesto il Learning Agreement, una fotocopia della carta d'identità e l'Application form. Tieni a mente che questi dati dovranno essere inviati entro una data limite scritta nella pagina dell'università ospitante. Prima di questo processo, però, il coordinatore dell'università ospitante dovrà mettersi in contatto con te per dirti che sei stato nominato e ti fornirà il link dei documenti da compilare. Tutto questo ti sarà spiegato durante la riunione.

Altri documenti importanti

Devi possedere la TSE (tessera sanitaria europea), in caso di imprevisti nel paese ospitante, e caricarne una fotocopia sulla piattaforma. Devi anche pagare un'assicurazione privata (Oncampus) e caricarla sulla piattaforma. Non è molto cara perché si tratta di assicurazioni per studenti Erasmus.

Proposta accademica provvisoria per il Learning Agreement

La tua università d'origine, nel momento in cui si tiene la riunione per l'assegnazione dei posti, ti dirà che dovrai inviarle una proposta accademica provvisoria per poterla revisionare e vedere se è corretta. Questa proposta verrà mandata alla commissione dei programmi di scambio e riconoscimento accademico, per far in modo che le materie da te scelte siano corrette e quindi potranno essere convalidate con quelle della tua università. L'università può darti un documento da compilare o nel mio caso, vedendo che il documento che mi avevano inviato era incomprensibile, ho chiesto di poterne fare uno io nel quale ho aggiunto i docenti di ogni materia che avevo scelto, e mi è stato detto di sì. Ti lascio qui, in caso possa esserti d'aiuto, un esempio di come ho compilato la mia proposta accademica:

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Prima consegna del Learning Agreement

È arrivato il giorno della consegna del Learning Agreement, dell'application form e della fotocopia della carta d'identità. La mia università ospitante ha posto come data limite di consegna dei documenti il 15 giugno 2016. Fino a quel giorno nessun documento era stato accettato dalla mia università d'origine. Per velocizzare il processo ti consiglio, già dal momento in cui accetti il posto, di iniziare a muoverti e informarti circa quello che devi compilare e scrivere all'università ospitante per informarti sulle materie che puoi scegliere, il semestre in cui puoi frequentarle e tutti i tipi di informazione che reputi necessarie e che ti siano utili. Arriverai a disperarti un po' perché vorrai avere tutte le informazioni il prima possibile per organizzare il tuo anno all'estero, cercando anche un appartamento, però ti avviso che il procedimento sarà lento e nessuno ti dirà le date esatte della pubblicazione degli elenchi. Io, per lo meno, non ho ancora ricevuto date esatte per quanto riguarda le informazioni concrete, ma soltanto le informazioni durante le riunioni con la coordinatrice della mobilità della mia facoltà, che è molto coinvolta ma non può tenere tutto sotto controllo per via della quantità di alunni entranti e uscenti di cui si deve occupare.

Proprio per questo ti dico che dal momento in cui ottieni il posto devi iniziare a muoverti e cercare informazioni per velocizzare il lavoro e non lasciare tutto per l'ultimo momento. È importante che tu tenga tutti i documenti pronti prima della scadenza. È un buon consiglio!

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Riunione per borse di studio, immatricolazione e alloggio

Dopo aver aspettato notizie per un lungo mese, ci hanno comunicato tramite mail, che avremmo dovuto tenere una riunione con l'università per chiarire tutto il processo da seguire adesso e anche per chiarimenti riguardo le borse di studio e informazioni aggiuntive.

Arrivò il giorno della riunione e ci diedero informazioni su come ricevere le borse di studio. Sin da subito ci informano che le borse non arriveranno all'inizio del soggiorno. La domanda che si pone ogni studente Erasmus è: Ma quando arriveranno i soldi? Beh, ci dicono che non arriveranno all'inizio del soggiorno all'estero, ma circa due/tre mesi dopo l'inizio. E ce lo dicono molto chiaramente. Devi risparmiare prima di partire. Quindi, se hai intenzione di partire, quello che puoi fare è mettere dei soldi nel salvadanaio. Tuttavia, ti danno la certezza che la borsa di studio arriverà al 100%.

Ci fanno anche capire chiaramente che, per poter loro inviare il denaro, hanno bisogno che noi inviamo tutta la documentazione. Per questo motivo ti dico che prima consegni tutti i documenti, meglio è. Ovviamente devi essere una persona seria per poter fare un'esperienza del genere.

Altro tema di cui ci hanno parlato è stato quello della rinuncia del posto per differenti motivi. Dato che il principale motivo per rinunciare sono i problemi economici, siamo stati incoraggiati a non avere paura del cambiamento e dell'ignoto. Davvero una bella chiacchierata. Nella mia università, se rinunci per un motivo ingiustificabile, ti penalizzano l'anno seguente e non puoi ottenere un altro posto Erasmus. Quindi se inizi con il processo, se sei sicuro di voler partire per studiare all'estero, mantieni la tua idea fissa, a meno che durante il processo non ti succeda qualcosa che te lo impedisca o, come menzionato prima, per problemi economici.

È anche emerso che una volta arrivati nel paese straniero, non siamo più sotto la responsabilità dell'università d'origine e quindi, a partire da quel momento si deve imparare a risolvere i problemi da soli e con l'università scelta.

Nell'università di Las Palmas de Gran Canarias, per risolvere le questioni riguardanti il Learning Agreement ti devi rivolgere esclusivamente ai coordinatori di ogni facoltà, per questioni riguardanti le borse di studio esiste una mail a parte.

Ci hanno anche parlato dei test di lingua da sostenere obbligatoriamente. Il test si chiama OLS ed è un test che l'Unione Europea obbliga a svolgere dal 2015 ad ora. Si sostengono due prove: una prima di partire e l'altra al termine della mobilità. Ci ricordano che se non sosteniamo queste prove non si riceverà la borsa di studio.

Dopo aver svolto il test OLS ci viene data la possibilità di continuare con la lingua seguendo, in base al livello, un corso.

Alla fine della mobilità, dovremmo compilare, obbligatoriamente, un questionario finale con domande relative all'esperienza vissuta. Questo questionario insieme al test OLS, è il modo per migliorare il sistema Erasmus e linguistico. Può succedere che le mail contenenti questi avvisi finiscano nella cartella di spam, per questo motivo si devono tenere sempre sotto controllo tutte le cartelle della nostra mail.

Per quanto riguarda il certificato d'arrivo, ovvero il documento che deve essere caricato sulla piattaforma e che attesta il nostro arrivo, deve essere consegnato non appena si mette piede nel paese straniero. Ti raccomando, anche se viene dato tempo un mese per consegnarlo, di portarlo il prima possibile. Ricordati che tutti i documenti devono essere caricati sulla piattaforma prima della partenza, eccetto il certificato d'arrivo che sarà firmato dal coordinatore dell'università ospitante.

Per quanto riguarda il contratto finanziario, devi digitalizzare la firma elettronica per poter firmare il certificato digitale. Io ho dovuto farlo ed è facile. In Spagna, quello che devi fare è andare con la tua carta d'identità elettronica ad una stazione di polizia, dove ci sono le macchine per rinnovare la carta d'identità se hai dimenticato la password. In seguito dovrai seguire passo passo le istruzioni inviate dalla tua università per email, e installarlo nel browser che utilizzi. È un processo lungo ma per niente complicato.

Per quanto riguarda l'immatricolazione, deve essere effettuata da tutti gli studenti Erasmus nella propria università d'origine. Non dovrai pagare assolutamente nulla nell'università ospitante, a meno che questa non ti offra qualche corso come supplemento. Si paga solo l'università d'origine.

Nel caso dell'università di Las Palmas, ULPGC, che ha regole di progresso e continuità, essendo studenti di scambio, veniamo esclusi da queste regole in modo da poter scegliere materie di qualsiasi corso.

Per quanto riguarda l'alloggio, ci danno molti suggerimenti su dove possiamo trovare informazioni, ma fondamentalmente ci dicono di cavarcela per conto nostro e cercare un appartamento tramite agenzie immobiliari o residenze universitarie.

A proposito delle date di agosto...

Per quanto riguarda l'accordo finanziario ti manderanno un documento con tutti i dettagli riguardo la borsa di studio che ti daranno (l'importo e il numero di mesi della tua permanenza all'estero); dovrai seguire le istruzioni per firmarlo elettronicamente e caricarlo presso la sede elettronica, ma prima dovrai aver installato, come menzionato prima, il certificato sul tuo computer. Fai attenzione e segui bene le istruzioni di installazione del certificato, perché dovrai utilizzare un determinato browser, in base alla piattaforma in cui caricherai il documento. Per esempio, a me è stato consigliato di installare il certificato su Internet Explorer 11, quindi è necessario installare il certificato nel browser adatto. Ricordati che la borsa di studio non ti verrà data prima della partenza. Ti ricordo quindi, non appena arrivi nel paese di destino, di farti firmare il certificato d'arrivo in modo che la borsa di studio ti arrivi il prima possibile. Un altro aspetto da tenere in conto è che nel mese di agosto l'amministrazione dell'università di Las Palmas non riceve in quanto ci troviamo nel mese delle vacanze. Cerca quindi di risolvere i tuoi dubbi prima dell'arrivo di questo mese per non dover stare fino all'ultimo momento con i dubbi e dover fare tutto di fretta.

Ricerca personale dell'appartamento

A 19 giorni dalla partenza, non ho ancora trovato un appartamento a Cassino, ma per i primi giorni ho trovato una stanza da condividere, fino a quando non troverò qualcosa insieme agli studenti spagnoli con i quali mi sono messo in contatto tramite Whatsapp e Facebook. Ti consiglio di metterti in contatto con la gente che andrà a vivere nella tua stessa città per facilitare la ricerca di un appartamento tra di voi. Normalmente la gente crea dei gruppi per conoscersi e tenersi informati su tutto ciò che succede nel mondo Erasmus. Cercare un appartamento è un lavoro che richiede tempo, almeno in Italia. Devi fare molta attenzione quando leggi gli annunci, perché potrebbero dirti che l'appartamento ha tre stanze, però non è così (potrebbero indicare come stanza il soggiorno della casa). Devi fare attenzione a chiedere tutto bene.

Altre raccomandazioni

Se come nel mio caso parti da solo, dato che non conosco nessuno che dalla mia università vada nella stessa in Italia, ti consiglio di cercare in siti come Erasmusu o su social network come Facebook. Cerca i gruppi creati per l'università di destinazione e non ti sentirai poi così solo/a. Cercando ho trovato un gruppo Whatsapp dove ci siamo conosciuti virtualmente fino ad oggi, quando ci siamo incontrati al nostro arrivo a Cassino.

Questo è tutto quello che posso raccontarti perché mi trovo ancora nel pieno della mia esperienza, ma continuerò a raccontarti non appena avrò altre notizie. Spero di esserti stato d'aiuto.

Un bacio!

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