Comment procède-t-on pour partir en Erasmus ?

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Comment procède-t-on pour partir en Erasmus?

Vous voulez savoir comment procéder pour pouvoir partir en Erasmus? Eh bien, je vais vous expliquer la procédure à effectuer avec toutes les étapes nécessaires dont vous aurez besoin pour pouvoir partir et solliciter une place, à partir de mon expérience.

Source : Oficinas de Internacionalidad ULPGC. (Vegueta)

Premiers pas

Avant tout, vous devez regarder les dates de candidature pour que vous le fassiez dans les temps. Je vous conseille également d'avoir un niveau d'anglais B1 minimum, pour être sûr d'avoir une place et de pouvoir aller dans le pays que vous voulez vraiment, même si toutes les universités ne l'exigent pas. Ça dépend dans quel pays vous allez. Vous devez voir ça avec le coordinateur ou la coordinatrice de votre mobilité pour qu'il ou elle vous montre les destinations que vous pouvez choisir. Dans mon université il y a une salle de langues avec des dates pour valider ces langues à cette fin là. Donc vous pouvez demander à votre université à l'avance, pour la valider, si vous ne l'avez pas encore.

Si vous possédez déjà un niveau d'anglais ou d'une autre langue reconnue dans le pays de destination, eh bien vous devrez avoir un minimum de crédits de votre cursus, normalement c'est 60 crédits et une note moyenne supérieure à la moyenne.

Si vous remplissez toutes ces exigences, vous pouvez alors choisir un lieu en remplissant la candidature que votre université met à votre disposition. Regardez attentivement les dates de début de l'ensemble du processus sur le site Web de votre université.

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Choix des universités de destination

Dans mon cas, l'université a mis à disposition une liste des universités disponibles. Prenez en compte qu'il n'y a pas tous les cursus dans toutes les universités qui ont un accord, c'est pourquoi ils vous donneront la liste par code de cursus. Dans cette liste il y a le pays, le code, la page web de l'université de destination, le code Erasmus, le nombre de mois du séjour et les places disponibles. Prenez en compte les délais pour présenter la candidature, car dans chaque université c'est différent.

Vous allez devenir fou à force de regarder les universités une par une, mais il faut le faire. Il faut que vous fassiez une liste par ordre de priorité. Mettez en premier les universités où vous voulez partir étudier. Je vous conseille d'en mettre quelques-unes, car il y a des personnes qui auront des prérequis supérieurs aux vôtres, et comme les places vont par ordre de préférence en fonction des prérequis, vous risquez de ne pas aller où vous voulez vraiment, donc choisissez au moins sept universités où vous voulez aller.

Liste prioritaire

Lorsque vous remplissez la candidature, l'université fait une liste avec les notes moyennes de chacun, et ils font des listes prioritaires en fonction des langues, que ce soit anglais, allemand, français, italien, etc. Ces listes ont la première chose qu'ils regardent lors de la réunion d'assignation des places.

Lors de la réunion d'assignation de place, il y a des gens qui ont jusqu'à trois langues et bien sûr, ils étaient les premiers sur la liste et ils choisissaient où ils voulaient aller. Ce jour-là vous serez très stressé. La réunion, du moins cette année c'était comme ça, c'était dans la salle d'actes de mon université. L'acte s'est fait en appelant chacun des étudiants par préférence de langues, à voix haute. Il fallait se lever, et aller jusqu'aux listes pour écrire où vous vouliez aller. J'ai choisi l'Italie.

Une fois que la réunion d'assignation de place est terminé, ils vous disent quel est la procédure à suivre pour continuer avec la paperasse.

Mobilité en ligne ou autre plateforme

L'étape suivante est d'accepter la place sur la plateforme de la Mobility online. Ce processus peut durer une semaine. Pour cela vous devrez rentrer votre identifiant et votre mot de passe, comme vous avez fait pour accéder à la candidature, et accepter la place, en vérifiant si toutes les informations sont correctes. Une fois la place acceptée, vous devez rajouter des informations personnelles sur la plateforme, ainsi que vos données bancaires.

Source : Oficinas de Internacionalidad ULPGC. (Vegueta)

Deuxième réunion

Deux semaines à peu près après la première réunion, il y a une autre réunion pour expliquer toute la paperasse que vous devez remplir.

Le plus important ici c'est le Learning Agreement, c'est l'accord d'apprentissage que vous allez avoir avec l'université de destination et la votre. Vous y remplirez les matières que vous voulez avoir dans l'autre pays. Pour cela, vous devez faire au préalable un Learning Agreement interne avec votre université, pour que votre coordinateur ou coordinatrice l'examine et vous le valide. Vous devez entrer sur la page web de l'université de destination et regarder les programmes et les comparer avec ceux de votre université. Ils doivent se ressembler pour qu'ils acceptent vos matières et qu'ils puissent vous les valider. C'est très important. Une fois que tout est correct, votre coordinateur ou coordinatrice le signe et vous le donne pour que vous l'envoyiez à l'université de destination, avec la documentation nécessaire qu'ils demandent. Dans mon cas, l'université où je vais me demande le Learning Agreement, une photocopie de ma carte d'identité, et l'application form. Prenez en compte que ces documents doivent être envoyés avant une date limite que l'université de destination met en évidence sur sa page web. Avant de processus, la coordinatrice de l'université de destination devra se mettre en contact avec vous pour vous dire si vous avez été pris ou pas, et vous donnera le lien des documents à remplir. Tout cela est expliqué dans la réunion.

Autres documents importants

Vous devrez avoir la CEAM, la carte européenne d'assurance maladie, au cas où vous ayez un imprévu dans le pays de destination, et mettre une photocopie de celle-ci sur la plateforme. Vous devrez également payer une assurance privée Oncampus et la mettre sur la plateforme. Elle n'est pas très chère, ce sont des assurances pour les étudiants Erasmus.

Proposition académique provisionnelle pour le Learning Agreement

Votre université d'origine, lorsque vous aurez la réunion d'assignation de places, vous dira qu'il faudra leur donner une proposition académique provisionnelle pour la regarder et voir si elle est correcte, et ils l'enverront à la commission des programmes d'échanges et de reconnaissance académique pour qu'ils confirment que les matières sont correctes et pour les valider avec celles de votre université. L'université peut vous donner un document pour que vous le remplissiez, ou dans mon cas, en voyant que le document qu'ils m'avaient donné n'était pas pratique, je leur ai demandé si je pouvais faire le mien, auquel j'ai ajouté en annexes les programmes de chaque matière que je voulais avoir, ce à quoi ils m'ont répondu que oui je pouvais. Ici je vous laisse un exemple de comment est ma proposition académique que je vais donner à mon université, pour que ça vous serve d'aide.

Premier fascicule du Learning Agreement

Le jour où il faut rendre le Learning Agreement, l'application form et la photocopie du DNI est arrivé. Mon université de destination avait mis une date limite pour rendre ces documents, jusqu'au 15 juin 2016. Jusqu'à ce jour, je n'avais rien d'accepté de la part de mon université d'origine, jusqu'à ce jour 15. Pour accélérer le processus, je vous conseille de commencer à vous bouger et à vous informer sur ce que vous devez remplir dès que vous confirmez votre place, ainsi qu'écrire à l'université de destination pour vous informer des matières que vous pouvez prendre, du semestre où vous pouvez partir et toutes les informations que vous pensez être nécessaires et qui vous semblent utiles. Vous finissez par être un peu désespéré parce que vous voulez connaître toutes les informations le plus tôt possible pour organiser votre année et commencer à chercher un appartement dans le pays de destination, mais je dois vous dire que le processus est un peu lent et personne ne vous dira les dates exactes des publications des listes, du moins moi je n'ai toujours pas reçu les dates exactes, juste les informations sur les réunions avec la coordinatrice de mobilité de ma faculté, laquelle est très impliquée, mais comme de toute évidence, elle ne peut pas contrôler tous les étudiants entrants et sortants.

C'est pour cela que je vous dis que dès que vous avez la place, commencez à vous bouger et à chercher des informations pour accélérer le travail et ne pas tout laisser pour le dernier jour, car il faudra que les choses soient assez claires pour vous en ce qui concerne l'année que vous allez passer à l'étranger. Il est important que toute la paperasse soit prête à l'avance. C'est un conseil!

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Réunion de bourses, inscription et logement

Après un long mois à attendre d'avoir des nouvelles, l'université nous prévient par mail que nous allons avoir une réunion pour clarifier tout le processus à suivre, et aussi pour clarifier le thème des bourses, et nous donner plus d'informations.

Le jour de la réunion est arrivée, ils nous ont expliqué comment est le processus pour recevoir les bourses. Dès le début ils nous préviennent que les bourses n'arriveront pas dès qu'on commencera le séjour, donc je vous confirme la question que tous les étudiants Erasmus se pose : quand arrive l'argent? Eh bien ils le disent clairement, l'argent n'arrivera pas dès que vous commencerez le séjour dans votre pays de destination, mais il arrivera aux alentours de deux ou trois mois de séjour. Et ils le disent très clairement. Il faut économiser avant de partir. Donc si vous pensez partir, ce que vous pouvez faire c'est de mettre de l'argent dans la tirelire typique. Mais par contre, ils vous disent avec certitude que vous recevrez la bourse à 100%.

Ils nous disent aussi très clairement que pour qu'ils puissent réaliser le processus de paiement des bourses, ils ont besoin qu'on rendent toute la paperasse, c'est pour cela que je vous dis que plus tôt vous rendez tous les papiers, mieux c'est. C'est sûr qu'il faut un certain sérieux pour cette expérience.

Un autre problème qui nous a été signalé, ce sont les démissions des places pour différentes raisons. La raison principale des démissions ce sont les problèmes économiques, ils nous ont donc encouragés à ne pas avoir peur de l'inconnu. Bonne conversation. Dans mon université, si vous abandonnez pour une raison que vous ne justifiez pas bien, vous êtes pénalisé pour l'année suivante et vous ne pouvez donc pas partir en Erasmus, donc si vous commencez la procédure, si vous êtes sûr de vouloir aller étudier dans un autre pays, soyez-en sûr, à moins que pendant le processus quelque chose arrive qui vous en empêche, ou comme je l'ai mentionné auparavant, des problèmes financiers.

Ils nous ont également dit que lorsqu'on part dans notre pays de destination, nous ne sommes plus de la responsabilité de l'université d'origine, c'est pourquoi dès qu'on est dans le pays de destination, il faut apprendre à résoudre les problèmes par soi-même et avec l'université choisie.

À l'université de Las Palmas de Grande Canarie, pour résoudre les problèmes du Learning Agreement il y a les coordinateurs de chaque faculté, et pour des problèmes de bourses il y a un mail spécial.

Ils nous ont également parlé des tests de langues qu'il faut obligatoirement réaliser. Le teste de langue s'appelle OLS et c'est un test que l'Union européenne oblige à faire depuis 2015. On fait deux test, un avant la mobilité et un autre à la fin de la mobilité. Ils nous disent que si on ne fait pas ces test, on ne touche pas les bourses, donc voyez par vous-même.

Après avoir fait le test OLS, ils nous donnent l'option de continuer avec la langue selon notre niveau en suivant un cours.

À la fin de la mobilité, on doit remplir un questionnaire final avec des questions sur l'expérience, c'est obligatoire. Ce questionnaire et ce test OLS est une façon d'améliorer le système Erasmus et les langues. Ils insistent beaucoup sur le fait que les mails qui arrivent à ce sujet peuvent aller directement dans les SPAM de notre boîte électronique, c'est pourquoi on doit continuellement être en train de regarder nos mails.

En ce qui concerne le certificat d’arrivée, qui est le document à mettre sur la plate-forme pour indiquer que nous sommes arrivés, il faut le mettre dès notre arrivée dans le pays de destination, mais je recommande de le mettre avant, c'est mieux. Notez bien que tous les documents doivent être mis sur la plate-forme, sauf le certificat d'arrivée, avant de prendre l'avion pour nous rendre à destination. Le certificat d’arrivée sera signé par le coordinateur de destination.

En ce qui concerne le contrat financier, il faut insérer votre signature électronique pour pouvoir signer le certificat digital. J'ai dû le faire et c'est facile. En Espagne, ce que vous devez faire c'est aller avec votre DNI électronique à un bureau de police où il y a une machine pour rénover le DNI si vous ne vous souvenez pas du mot de passe. Puis vous devrez suivre les instructions pas à pas qu'ils vous enverront par mail, et faire l'installation avec le navigateur que vous utilisez. C'est long mais ce n'est pas du tout compliqué.

En ce qui concerne l'inscription pour l'année, tous les étudiants Erasmus doivent faire l'inscription dans sa propre université d'origine. En aucun cas il faut payer l'université de destination, sauf si cette université vous offre un cours en complément. On paie seulement à l'université d'origine.

Dans le cas de l'université de Las Palmas de Grande Canarie, ULPGC, qui possède des normes de progrès et de permanence, en étant étudiant en échange nous sommes exclus de ces normes, c'est pourquoi on peut choisir les matières de n'importe quelle année.

En ce qui concerne le logement, ils nous fournissent de nombreux points pour nous informer, mais en général, ils nous disent de nous débrouiller pour trouver un logement, soit un appartement un collocation à l'aide d'une agence immobilière ou soit une résidence universitaire.

À propos des dates d'août...

En ce qui concerne l'accord financier, ils vous enverront le document avec tous les détails de la bourse qu'ils vont vous donner, le montant et la date de votre séjour dans votre lieu d'origine. Vous devrez suivre les instructions pour le signer électroniquement et le mettre sur le réseau électronique. Avant, vous devez avoir déjà installé, comme je l'ai déjà mentionné avant, le certificat sur votre ordinateur. Faites attention et suivez bien les instructions d'installation du certificat, car ça dépend de la plateforme sur laquelle vous allez mettre le document. Dans mon cas ils me conseillaient d'installer le certificat avec Internet Explorer 11, car il est recommandé d'installer le certificat avec un navigateur qui fonctionne bien. Souvenez-vous qu'ils ne vous donneront pas la bourse avant de partir pour votre pays de destination. Ils vous le disent en avance, du moins dans mon université, que la bourse arrivera au maximum trois mois après votre arrivée. Je vous rappelle que dès que vous arrivez au pays d'origine, vous devez signer le certificat d'arrivée pour ensuite obtenir la bourse le plus tôt possible. Un autre aspect à prendre en compte c'est que pendant le mois d'août, l'administration de l'université de Las Palmas de Grande Canarie ne s'occupe de rien car ils prennent des vacances, donc finissez-en avec vous doutes avant que n'arrive ce mois, pour ne pas rester avec des doutes et des empressements jusqu'au dernier moment.

Recherche d'appartement personnel.

À 19 jours de prendre l'avion et de partir en Italie, avec toutes les administrations qui sont en vacances, je n'ai pas d'appartement où vivre à Cassino, mais pour les premiers jours j'ai trouvé une chambre à partager, jusqu'à ce que je trouve quelque chose avec des étudiants espagnols avec qui je me suis mis en contact à travers Facebook et Whatsapp. Nous arrivons tous à peu près à la même date. C'est pour cela que je vous recommande de rentrer en contact avec des personnes qui vont dans la ville où vous allez pour que ce soit plus facile de chercher un appartement entre vous. Normalement les gens font des groupes pour se connaître et être informés de tout ce qui arrive dans le monde Erasmus. Chercher un appartement est une tâche qui nécessite du temps, du moins en Italie. Il faut spécialement faire attention en lisant les annonces, car ils peuvent vous dire que l'appartement a trois chambres, et ce n'est pas le cas, car ils comptent le salon comme une chambre, par exemple. Il faut tout bien demander.

Davantage de recommandations

Si vous partez seul, comme moi qui ne connaît personne de mon université qui parte jusqu'à mon université de destination en Italie, je te recommande de chercher sur les pages Internet comme par exemple Erasmusu et sur les réseaux sociaux comme Facebook. Cherchez des groupes créés pour l'université de destination et comme ça vous ne serez pas seul en partant et vous ne serez pas dans l'inconnu, en ayant au moins le contact de quelque spersonnes avant d'arriver. Moi j'ai cherché et j'ai trouvé un groupe créé pour ma destination, où je me suis mis et ensuite ils m'ont ajouté à un groupe Whatsapp pour se connaître virtuellement jusqu'à la date d'aujourd'hui, jusqu'à ce que nous nous rencontrions à Cassino lorsque nous arriverons.

Je ne peux vous raconter que jusqu'ici, car je suis encore dans le processus. J'espère être utile, je continuerai à vous raconter dès que j'aurai des nouvelles.

Salutations!

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