¿Cómo es el procedimiento para ir de Erasmus?

¿Quieres saber cómo es el procedimiento para irte de Erasmus e informarte de cómo solicitar la beca Erasmus correctamente? Pues aquí te explicaré paso a paso lo que vas a necesitar para poder marcharte y pedir la plaza, todo desde mi experiencia.

Empecemos...

Antes de nada, tienes que mirar las fechas de la solicitud para que la hagas dentro de los plazos. Tambien te aconsejo que, para asegurarte una plaza y poder ir al país que verdaderamente quieres, debes de tener al menos un nivel de inglés B1, aunque no todas las universidades de destino lo exigen. Eso depende del país al que te vayas a ir. Eso tienes que consultarlo con el coordinador o coordinadora de movilidad, para que te muestre los destinos a los que puedes optar. En mi universidad hay un aula de idiomas con fechas de exámenes para que puedas acreditar tu nivel para tu Erasmus. Así que puedes preguntar en tu universidad, pero hazlo antes del plazo de solicitud para poder pedir la acreditación si aún no lo tienes.

Si ya tienes un nivel de inglés u otro idioma acreditado cuyo país de destino te lo acepte, debes tener un mínimo de créditos superados de la carrera, normalmente 60 créditos, y también tener una nota media mayor que la que te exige la convocatoria de ese año en el que piensas solicitar la beca Erasmus.

Si tienes todos esos requisitos principales, podrás optar a una plaza rellenando la solicitud que encontrarás a tu disposición en tu universidad. Mira bien las fechas del comienzo de todo el proceso en la página web de tu universidad.

Elección de universidades de destino

En mi caso, la universidad puso un listado de las universidades disponibles. Ten en cuenta que no porque la universidad tenga convenio significa que estén todas las carreras, ni en todos los países están todas las carreras tampoco, por lo que te darán la lista por código de carrera. En esa lista viene el país, código, página web de la universidad de destino, código de Erasmus, el número de meses de la estancia y las plazas disponibles. Ten en cuenta el plazo para presentar la solicitud, ya que en cada universidad es diferente.

Puede que parezca una locura el mirar las universidades una por una, pero hay que hacerlo. Debes hacer una lista por orden de prioridad. Pon primero las universidades a las que te quieres marchar a estudiar. Te aconsejo que cojas unas cuantas, ya que hay gente que tiene unos requisitos mejor que los tuyos; como las plazas van por orden de preferencia en base a los requisitos que cumplas, te puedes quedar sin ir a donde verdaderamente querías, así que escoge como mínimo siete universidades a las que prefieras ir.

Primera reunión: lista de prioridades

Cuando rellenas la solicitud, la universidad hace un listado con las notas medias de cada uno y hacen diferentes listados priorizados en base a los idiomas, ya sea inglés, alemán, francés, italiano, etc. Esos listados son los que van a la primera reunión de asignación de plazas.

En mi caso, el día de la asignación de plazas había gente que tenía hasta tres idiomas, así que les pusieron los primeros de la lista y fueron los primeros en elegir a dónde querían ir. Ese día tendrás muchos nervios. La reunión, al menos este año, se hizo así, fue en el salón de actos de mi universidad. El acto se hizo llamando a cada uno de los estudiantes por preferencias de idiomas, en voz alta. Había que levantarse, e ir a las listas y escribir a dónde querías ir. Yo elegí Italia.

Una vez que termina la reunión de asignación de plazas, te dicen cual es el procedimiento a seguir para continuar con el papeleo.

Mobility Tool

El siguiente procedimiento es aceptar la plaza en la plataforma Mobility Tool, y este proceso puede tardar una semana. Para ello tendrás que entrar con tu usuario y contraseña, como hiciste para acceder a la solicitud, y aceptar la plaza, comprobando siempre que todos los datos estén correctos. Una vez aceptada la plaza, tienes que ir añadiendo tanto tus datos personales a la plataforma como tus datos bancarios.

Segunda reunión: Learning Agreement

Pasadas aproximadamente dos semanas después de la primera reunión, se convoca otra reunión para explicarte todo el procedimiento de papeles que tienes que rellenar.

Lo más importante aquí es el Learning Agreement, que es el acuerdo de aprendizaje que realizarán la universidad de destino con la tuya. Aquí rellenarás las asignaturas que te quieres llevar para ese país. Para ello, previamente tienes que hacer un Learning Agreement interno con tu universidad y que tu coordinador/a lo examine. Tendrás que entrar en la página web de la universidad de destino, mirar los proyectos docentes y compararlos con los de tu universidad. Deben ser muy parecidos para que te acepten las asignaturas y te las puedan convalidar. Este paso es muy importante. Una vez que esté todo correcto, tu coordinador/a lo firmará y te lo entregará para que lo mandes a la universidad de destino, junto con la documentación necesaria que te pida. En mi caso, la universidad de destino a la que voy me pide el "Learning Agreement, una fotocopia de mi DNI, y el Application Form”. Ten en cuenta que tendrás que enviar estos documentos antes de la fecha límite que la universidad de destino tenga puesta en su página web. Antes de este proceso, la persona coordinadora de la universidad de destino se deberá poner en contacto contigo para decirte que estás convocado, y te dará el enlace de los documentos a rellenar. Todo esto se te explica en la reunión.

Otros documentos importantes

Tendrás que adquirir la TSE, la tarjeta sanitaria europea, por si te surge algún imprevisto en el país de destino y subir una fotocopia de la misma a la plataforma. También tendrás que pagar un seguro privado Oncampus y subirlo a la plataforma. No es muy caro, son seguros para estudiantes Erasmus.

Propuesta académica provisional para el Learning Agreement

Tras la reunión de asignación de plazas, tu universidad de origen te dirá que tienes que entregarle una propuesta académica provisional interna para revisarla y ver si es correcta, la cual lo mandan a la Comisión de Programas de Intercambio y Reconocimiento Académico para que den la confirmación de que está todo correcto en cuanto a las asignaturas que vas llevarte y convalidarlas con las de tu universidad. La universidad te puede dar un documento para que lo rellenes o, como en mi caso, al ver que el documento que me entregaron era poco práctico, pregunté por si podía hacer el mío propio, en el cual añadí en hojas posteriores, los proyectos docentes de cada asignatura que me quería llevar. Aquí te dejo un ejemplo de cómo hice mi propuesta académica para entregarla a mi universidad, por si te sirve de ayuda.

Primera entrega del Learning Agreement

Ha llegado el día de entrega del Learning Agreement, el Application Form y la fotocopia del DNI. Mi universidad de destino tenía puesta la fecha límite para la entrega de dichos documentos hasta el día 15 de junio. Mi universidad de origen, en cambio, no me aceptó nada hasta el mismísimo día 15. Para agilizar los trámites, te aconsejo que desde que confirmes tu plaza, empieces a moverte y a informarte sobre lo que tienes que rellenar, así como escribirle a la universidad de destino para informarte sobre las asignaturas que puedes coger, el semestre que puedes cursarla y todo el tipo de información que veas necesaria y que te sea útil. Llegas a desesperarte un poco porque quieres saber toda la información lo antes posible para organizar tu próximo año e ir buscando incluso piso en el país de destino, pero he de decir que el procedimiento es algo lento y nadie te dirá las fechas exactas de publicaciones de las listas; yo aún no he recibido fechas exactas en lo que se refiere a información concreta, solamente la información en las reuniones con la coordinadora de movilidad de mi facultad, la cual se involucra mucho, pero ella no lo puede controlar todo por la cantidad de alumnos entrantes y salientes que tiene que organizar.

Por esto mismo te digo que desde que tengas la plaza, empieza a mover cielo y tierra y buscar información para agilizar el trabajo y no dejar todo para el último día. Es importante que todo el papeleo lo tengas listo antes de tiempo. ¡Este consejo vale oro!

Reunión de becas, matrícula y alojamiento

Después de un largo mes esperando noticias, la universidad nos envió un correo electrónico informándonos sobre que habría una reunión para aclarar todo el procedimiento a partir de ahora y aclarar el tema de las becas.

Llegó el día de la reunión y nos informaron acerca de cómo es el procedimiento para recibir las becas. Desde un principio ya nos informan que las becas no te llegarán nada más empezar la estancia allí, así que te confirmo el rumor que todo estudiante Erasmus se plantea. ¿Cuándo me llega el dinero? Pues nos lo dicen claro, el dinero no te llegará nada más empezar la estancia en tu país de destino, sino que te llegará en torno a los dos o tres meses de tu estancia. Y nos lo dicen muy claro. Hay que ahorrar antes de marcharse. Así que si tienes pensado marcharte, lo que puedes hacer es ir metiendo dinero en la típica hucha del cerdito. Eso sí, te dan certeza al 100% que vas a recibir la beca.

También nos dejan claro que para que ellos puedan realizar el ingreso de la beca, necesitan que entreguemos todo el papeleo, por eso digo que cuanto antes entregues todos los papeles, mejor. Ante todo, seriedad.

Otro tema que trataron fue el de las renuncias de la plaza por diferentes motivos. Dado que el principal motivo de las renuncias son los problemas económicos, también nos animaron a no tenerle miedo a volar y a lo desconocido. Buena charla. En mi universidad, si renuncias por un motivo que no justificas bien, te penalizan para el año siguiente y no puedes obtener una plaza Erasmus; por lo que si empiezas con el procedimiento y estás seguro de que quieres marcharte a estudiar a otro país, mantente firme, a menos que durante el proceso te pase algo que te lo impida o, como he mencionado antes, no puedas por problemas económicos.

También comentaron que cuando nos vamos al país de destino, dejamos de ser responsabilidad de la universidad de origen, por lo que uno mismo debe aprender a resolver los problemas por su cuenta y contando con la universidad de destino.

Por ejemplo, en la universidad de Las Palmas de G. C., para solucionar los asuntos de Learning Agreement hay que ponerse en contacto exclusivamente con los coordinadores de cada facultad, pero para asuntos de becas hay otro correo aparte.

Nos hablaron también de las pruebas de idiomas que hay que realizar obligatoriamente. La prueba se llama OLS y es una prueba que la Unión Europa obliga a hacer desde 2015. Se hacen dos pruebas, una antes de la movilidad y otra al finalizar la movilidad. Nos recuerdan que si no se hacen esas pruebas, no se cobra la beca, así que ya sabes.

Después de hacer la prueba OLS, nos dan la opción de seguir con el idioma dependiendo del nivel haciendo un curso.

Al finalizar la movilidad, tendremos que hacer un cuestionario final sobre preguntas de la experiencia, de forma obligatoria. Ese cuestionario y prueba OLS es el modo de mejorar el sistema Erasmus y los idiomas. Insisten mucho que los correos que nos llegarán con estos avisos, pueden ir directamente a la carpeta de spam de nuestro correo electrónico, por lo que tenemos que estar continuamente revisando todas las carpetas de nuestro correo.

Respecto al certificado de llegada, que es el documento que hay que subir a la plataforma para demostrar que hemos llegado, tenemos que entregarlo nada más pisar el país de destino, por recomendación, aunque nos dan plazo de un mes (pero cuanto antes, mejor). Date cuenta que todos los documentos deben estar subidos a la plataforma, menos el certificado de llegada, antes de coger el avión para ir al destino. El certificado de llegada lo firmará el coordinador de destino.

Respecto al contrato financiero, hay que sacarse la firma electrónica para poder firmar el certificado digital. Yo me la tuve que hacer y es fácil. En España, lo que tienes que hacer es ir con tu DNI electrónico a una oficina de policía donde haya máquina para renovar el DNI si no te acuerdas de la clave. Luego tendrás que seguir las instrucciones paso a paso que te mandan en un correo tu universidad, e instalarlo en el navegador que utilices. Es largo pero no es nada complicado.

Respecto a la matrícula del curso, todos los estudiantes Erasmus tienen que hacer la matrícula en su propia universidad de origen. En ningún caso hay que pagar nada en la universidad de destino, a no ser que esa universidad te oferte algún tipo de curso como complemento. Sólo se paga en la universidad de origen.

En el caso de la universidad de Las Palmas de Gran Canaria, ULPGC, que tiene normas de progreso y permanencia, al ser estudiante de intercambio, nos excluimos de estas normas, por lo que podemos elegir asignaturas de cualquier curso.

Respecto al alojamiento, nos dan muchos puntos donde informarnos, pero básicamente, nos dicen que nos busquemos la vida para encontrar allí alojamiento.

Sobre fechas de agosto...

Respecto al convenio financiero, te mandarán el documento con todos los detalles de la beca que te van a dar, el importe y la fecha de tu estancia en el lugar de origen. Tendrás que seguir las instrucciones para firmarlo electrónicamente y subirlo a la sede electrónica.

Previamente tienes que tener ya instalado como te he mencionado anteriormente el certificado en tu ordenador. Ten cuidado y sigue bien las instrucciones de instalación del certificado, porque depende de la plataforma a la que vayas a subir el documento, puede que trabajen mejor con un navegador o con otro. En mi caso me aconsejaban que instalase el certificado en Internet Explorer 11, por lo que es recomendable instalar el certificado en el navegador que te vaya a ir bien.

Acuérdate que la beca no te la darán antes de irte de al país de destino. Te recuerdo que nada más llegar al país de origen, tienes que firmar el certificado de llegada para luego obtener la beca lo antes posible. Otro aspecto a tener en cuenta es que durante mes de agosto, la administración de la universidad no estará disponible porque cogen vacaciones, así que acaba con las dudas antes de que llegue ese mes para no tener que estar hasta el último momento con las prisas.

Búsqueda de piso

A falta de 19 días para coger el avión y plantarme en Italia, no tengo un piso donde quedarme aún en Cassino, pero para los primeros días si he encontrado una habitación compartida. Busca en Erasmusu, tienen un montón de opciones de alojamiento, tanto para habitaciones en pisos compartidos como para pisos completos. Te recomiendo que te pongas en contacto con gente que vaya a la ciudad donde te vayas a quedar para que sea más fácil buscar piso entre varios. Normalmente la gente hacen grupos para ya irse conociendo y estar informados todos de todo lo que ocurre en el mundo Erasmus. Buscar piso es una tarea que necesita tiempo, al menos en Italia. Hay que tener especial cuidado a la hora de leer los anuncios, porque pueden decirte que el piso tiene tres habitaciones, pero no es así, ya que ellos están contando una habitación como el salón de la casa. Todo hay que preguntarlo bien.

Más recomendaciones

Si te vas solo como yo, que no conozco a nadie que se vaya de mi universidad hacia la universidad de destino en Italia, te recomiendo que te pongas a buscar por páginas en internet como por ejemplo Erasmusu y por las redes sociales como Facebook. Ponte a buscar grupos creados para la universidad de destino y así estarás en compañía. Yo estuve buscando y encontré un grupo creado para mi destino, donde me metí y luego me metieron en un grupo de Whatsapp donde nos conocemos virtualmente hasta la fecha de hoy, hasta encontrarnos en Cassino cuando lleguemos.

Y hasta aquí les puedo contar porque aún estoy en el proceso, espero servir de ayuda, seguiré contandoles en cuanto sepa alguna noticia más.

¡Un saludo!