Quinta settimana, cosa faccio

Introduzione

Rivedendo i miei post riguardo il mio tirocinio in ufficio Erasmus e rileggendo cosa ho scritto, ho capito che non vi ho parlato di cosa effettivamente faccio in ufficio, quali sono i miei compiti o cosa effettivamente succede durante il periodo di un tirocinio. Per questo, questa settimana cercherò di raccontarvi quali sono i miei compiti giornalieri in ufficio e se sto imparando qualcosa da tutto ciò.

Sette mesi sono tanti per un tirocinio, di solito dura dai tre ai sei mesi in un'azienda dove non ti pagano ma con la speranza che finito il periodo di pratica ti assumano. Non so se questo sia il mio caso nella posizione in cui mi trovo, ho sentito dire che vorrebbero assumere uno studente per l'ufficio Erasmus all'Università Firat. Ora, dopo tutti gli eventi successi nelle ultime 24 ore non so se prenderei in considerazione questa opzione, ma mi ha aperto nuove prospettive future se lavorare o no in un ufficio Erasmus magari prossimamente da qualche parte in Europa.

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Tutto sommato, dire che ho imparato molto e in questo post vi darò un esempio di costa ho fatto e sto ancora facendo e di come sia una giornata tipica. Iniziamo!

Rispondere alle e-mail

Questo è il compito principale che ho tutti i giorni. Tutte le università hanno la mail dove poterle contattare, anche l'ufficio Erasmus ne ha una dove le università, gli studenti, e chiunque può scrivere per chiedere delle informazioni o altro tipo di aiuto. Ad esempio, nella nostra casella e-mail Erasmus abbiamo molte e-mail di studenti turchi che partiranno in Erasmus e dove hanno inviato tutti i documenti o dove riceviamo le e-mail dalle università all'estero dove andranno gli studenti, o per gli accordi bilaterali e molto altro. Praticamente, questa è la prima cosa che faccio la mattina appena arrivo in ufficio, apro la casella di posta elettronica e quelle che sono scritte in inglese o nella mia lingua, il rumeno, rispondo immediatamente cercando di aiutare gli studenti o chiunque altro interessato.

Sono di sicuro brava a scrivere le e-mail, mi hanno detto che ho una capacità di comunicare e praticamente le mie e-mail sono estremamente professionali e ho un'arma segreta per persuadere e convincere le persone a fare qualcosa. Ma, dopotutto, mi piace avere a che fare con le e-mail, mi sento come se fossi connessa con le persone e poi posso fare anche conoscenze per me, è sempre una buona cosa!

Trovare opportunità di tirocinio

Aprile e maggio sono stati due mesi abbastanza pieni di cose da fare ed eravamo sempre impegnati. Era mio compito scrivere molte e-mail e fare un sacco di telefonate alle università all'estero cercando di stipulare un contratto di accordo bilaterale con l'università Firat. Effettivamente cosa fai è, scegliere una nazione e inviare delle e-mail alle università lì e vedere se sono disponibili a ricevere degli studenti turchi.

Ovviamente, alcuni di loro non rispondono, altri rifiutano l'idea o alcuni non hanno il dipartimento che ti serve e di solito ci sono sempre solo due o tre risposte positive. La mia amica Michaela ed io, durante questi due mesi, abbiamo chiamato assiduamente quasi tutte le università in Europa e alla fine individuato massimo dieci università che hanno accettato. Di certo, è un compito difficile.

Inviare l'invito OLS

In realtà, questa è una cosa nuova che sto facendo nelle ultime due settimane. Devo trovare quale studente partirà in Erasmus il prossimo semestre, fare un documento excel con tutti loro e poi cercare nel file il giorno in cui inizieranno la mobilità e le loro e-mail. Dopo aver acquisito queste informazioni, devo firmare il nostro conto OLS e inviare ad ognuno di loro l'invito a completare il test di valutazione del livello di lingua inglese.

Come sempre, c'è qualche studente che se ne dimentica o che non l'ha completato e quindi devo controllare ogni giorno chi l'ha compilato e chi non ha rispettato la scadenza e quindi devo chiedere di nuovo di completarlo. È un processo abbastanza stressante e noioso m che qualcuno deve pur fare e in questo caso io!

Occuparsi degli studenti in arrivo

Questo è un compito che può essere abbastanza interessante e a volte può essere una scusa per una fuga dall'ufficio. Prima cosa, devo andarli a prendere in aeroporto, accompagnarli nei loro alloggi e assicurarmi sempre che si trovano a loro agio e abbiano tutto quello di cui hanno bisogno. Poi ovviamente, la vera sfida è quella di avere a che fare con tutti i loro documenti e file e assicurarmi che tutto sia in ordine. In più, questo semestre sono andata con loro all'ufficio immigrazione per fargli richiedere il permesso di soggiorno e questo è, di gran lunga, un procedimento lungo dove hai bisogno di tradurre prima i tuoi documenti dal turco all'inglese, fare richiesta online e poi tornare per il colloquio.

Poi, la settimana dell'orientamento dove gli mostro in giro i posti, i supermercati e cosa ha da offrire la città.

Fare presentazioni, partecipare alle conferenze

Da quando sono qui, ho partecipato ad alcune conferenze per gli studenti Erasmus e lo staff, inoltre, ho preparato una presentazione durante la nostra settimana dello staff. Le conferenze sono formative per tutti gli studenti che vogliono partecipare in un programma Erasmus ed è anche per me un modo di apprendimento. Qui in Turchia sono tenute in turco e non posso dirvi di capire molto ma sono comunque dovuta essere lì presente.

Ho fatto una presentazione sulla città di Elazig e l'Università Firat per i professori starnieri che ci hanno visitato durante la settimana dello staff. Oltre questo, ho preso parte alle loro presentazioni. Dopotutto, amo fare questo tipo id attività, soprattutto se mi permette di essere fuori l'ufficio per un paio di ore.

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Riordinare i documenti

Questo è un compito che assolutamente amo odiarlo. È stressante e mi da tantissimo fastidio. Praticamente, prima che gli studenti partano dobbiamo assicurarci che tutti i documenti siano nelle loro cartelle, a partire dalle copie del passaporto alla lettera di accettazione, il learning agreement (accordo di formazione) e altre mille stupidità. Ora, ho visto come la mia università ha a che fare con questo e quanto poco lavoro richiede, ma in Turchia, mamma mia, sono richiesti un sacco di documenti non importanti, è un'assurdità. Odio fare questo.

Creare documenti excel

È un altro compito che odio è che mi ha tolto più di un mese di vita Erasmus, praticamente, cosa devi fare è aggiungere tutti gli studenti in un documento excel e scrivere di quale dipartimento sono, di che anno, il loro livello d'inglese ottenuto al test e così via. Poi, sistemarlo con colori e cose. Cioè, lo so che non sono la persona più paziente al mondo ma questa cosa di excel mi fa letteralmente impazzire. Grazie al cielo è finita!

Avere a che fare con studenti fastidiosi

Ci sono sempre quegli studenti che amano venire in ufficio e trascorrere ore a parlare di stronzate o cose noiose che ti fanno perdere la pazienza. Oppure gli studenti che sono disperati del perché non sono arrivati i loro documenti o perché il coordinatore non risponde alle e-mail Si, ho avuto un paio di studenti così.

Rispondere alle telefonate

C'è un telefono vicino a me ed è quello dove di solito chiamano gli studenti turchi per chiedere diverse informazioni e ovviamente, il mio turco fa schifo e quindi mi sento come se fossi una segretaria, rispondo al telefono e poi chiamo la persona con cui vogliono parlare. È fastidioso e lo odio!

Fare le fotocopie

Questo ultimo ma non meno importante compito fa parte anch'esso della serie essere segretaria ma senza fare il caffè. Consiste in fare fotocopie, scannerizzare e altre stronzate simili ma che comunque faccio.

In conclusione

La vita in ufficio Erasmus non è sempre divertente, ci sono giorni in cui non hai assolutamente niente da fare e iniziamo a vedere serie televisive e altri giorni dove sono così impegnata che non ho tempo nemmeno per la mia pausa pranzo. Dalle cose più piccole a quelle più elaborate è sempre una sfida cercare di aiutare gli studenti e avere tutto in ordine. Alla fine, diciamo che lo amo, per questo sto pensando, per il futuro, di lavorare in un ufficio internazionale. Suppongo che sia meglio che fare la cameriera e poi, la paga è buona!