¿Qué papeles debo entregar una vez llego a mi destino Erasmus?

Como ya dije en algún post anterior, la tortura del papeleo no acaba días antes de que llegues a tu destino Erasmus; sino que te espera un mes hasta arriba de asuntos burocráticos, que se repetirá en el segundo cuatrimestre y justo antes de que te vayas. Tres periodos que si bien se completan en unos días y en un rato cada uno, debido a la prolongación de momentos en los que ya sea porque te equivocas de hora, fecha o lugar; o ya sea porque el coordinador en cuestión no está donde debería estar, hace pensar que es mucho más tiempo el que pierdes del que verdaderamente es.

Nada más llegar no puedes relajarte y cuanto antes deberás entregar el primer papel de la lista que pondré a continuación, siempre que no te guste demasiado el riesgo y quieras cobrar la beca sin problemas y cuanto antes:

1º- Certificado de llegada (certificate of arrival): justo hay que cogerlo nada más al llegar, en tus primeros días allí, puesto que este papel es el que determina la fecha en la que has llegado a tu destino Erasmus y por tanto empieza a contar el tiempo que pasas allí con respecto a la beca; es decir, que si llegas en Noviembre y te vas en Marzo, no esperes cobrar nueve meses de beca porque este papel acreditará que solamente has estado en el lugar que te mandaron cuatro meses, y cobrarás lo proporcional a tu estancia.

Se remitirá este papel al área de relaciones internacionales de tu Universidad de origen, estando el papel en cuestión tanto en la página web de tu Universidad como alguno que acredite algo similar en el área de relaciones internacionales de tu Universidad Erasmus. Sin este documento no se puede iniciar el primer pago de la beca Erasmus, y es que es de broma que tengas que mandar el documento nada más llegar y ese primer pago a estas alturas a muchos aun ni les ha llegado.

Cosa importante es que este documento no admite ni correcciones ni rectificaciones, por lo que la fecha que te firmaron en relaciones internacionales será la que se quede definitivamente marcada, así que mejor andarse con ojo y ver que no hay ningún error administrativo a la hora de que te firmen y tú firmes el papel en cuestión (hay veces que por muy optimista que sea uno en la vida, "piensa mal y acertarás").

Para presentarlo, simplemente tienes que o bien escanearlo y subirlo a la página web de tu Universidad; o bien para mayor seguridad por fax a relaciones internacionales.

Consejo 27: tras unos días de o bien haber subido este documento a la página correspondiente o bien haberlo mandado por fax, lo suyo es que le envíes un correo a tu Universidad preguntando si les ha llegado. No es ninguna sorpresa que tras semanas y semanas de tranquilidad por haber completado este primer paso, les preguntes si les ha llegado y te digan encima que no, cuando ya lo has enviado de dos maneras distintas. Lo mejor es adelantarse a los acontecimientos, que no tengan que avisarte y tras unos días ser tú el que les envíes ese dichoso correo para asegurarte de que todo va bien.

2º- Carnet de estudiante: de obligatorio cumplimiento, deberás realizar este trámite para que aparezcas en la base de datos de la Universidad destino como "estudiante". Lo mejor es de nuevo hacerlo cuanto antes y preguntar en tu facultad sin miedo, ya que cuanto antes tengas este carnet, antes podrás aprovecharte de sus ventajas como pueda ser el descuento en el 50% de trenes en Polonia, o bien el mismo descuento en tranvías y buses pidiendo el billete con la palabra "ulgowy" para que te hagan la rebaja. Además, de nuevo para el bono de tres meses de transporte que te sale muy económico, será mejor que tengas tu carnet de estudiante y por supuesto para el día en el que tengas que recibir las notas, etc, seguirá siendo fundamental.

Aquí en Polonia hay que hacerlo dos veces durante el año, una vez al llegar y otra a los seis meses, ya que caduca; por lo que deberás pagar el trámite dos veces (25 zlotys creo recordar).

Se pide para tramitar en tu propia facultad, en la sala de administracion y es allí mismo donde lo recogerás una vez haya pasado un tiempo desde que diste el papel completado correspondiente. Harán falta dos fotos, tu matrícula en la Universidad destino y que rellenes el papel con tu nombre, dirección, etcétera. No se tarda mucho pero lo malo de este trámite es que vayas unas cuantas veces y nunca esté tu carnet. Vas viendo como otros compañeros ya lo tienen y el tuyo aun se está haciendo; por lo que espera al menos una semana para ir a preguntar, o mejor aun, que otros lo hagan por ti y cuando ya veas que uno que lo ha hecho algo antes o incluso después que tú ya lo tiene, será el momento de ir con la seguridad de que el tuyo también se encuentra.

3º- Learning agreement: que sí, que ya se que lo hiciste antes de llegar a tu destino Erasmus, pero es que ahí no se acaba este paso, puesto que con total seguridad muchas de tus asignaturas que cogiste hace meses, ya no las ofrecen este año en el que te encuentras y por lo tanto comienza el tiempo de que empieces a moverte y "rayarte" buscando otras que se parezcan a las tuyas de origen.

No hay cosa que más moleste que el creer tenerlo todo controlado, perfectamente organizado con respecto a créditos, asignaturas, etc, y que ahora llegues al destino y todo se vaya al traste. Aquella que tanto te costó encontrar de 9 créditos ahora vale 4 y ya no te vale para convalidarla por la de España; por lo que tendrás que hacer mil maniobras para que ahora te quede todo cuadriculado. Por supuesto las otras tres ya no existen y la cuarta que sigue existiendo ahora te dicen que es dificilísima en esa facultad donde la tienes. ¿Qué haces ahora? Lo primero calma y mi consejo es que con tranquilidad primero te hagas un planning de las asignaturas que sí que ofrecen con seguridad en las distintas facultades y vayas yendo a clase cuando puedas. Si no te convence alguna por horario, lejanía, por tener demasiadas facultades o simplemente porque te obligan a ir a clase y tienes examen; es tan simple como pasar de ella y no meterla en tu learning definitivo.

No lo hagas a la primera sin tener claras las asignaturas porque tendrás que modificarlo demasiadas veces a lo largo de ese mes de plazo que te dan. Espérate al momento en el que ya las asignaturas te convenzan y entonces rellena el papel y entrégalo en tu facultad, a tu coordinadora. Ese papel te lo darán ellos mismos o lo encuentras en la web de la Universidad, por lo que tenerlo pronto nunca viene de más. Olvídate de asignaturas en las que te obligan demasiado con pocos créditos, sé inteligente y espera a hablar con otros compañeros que te dirán alguna que otras asignatura del tipo trabajito y un 10 para casa. Es el momento de cogerla y tener la certeza de que vas a aprobar y sacar buena nota con poco esfuerzo.

Claro está, que siempre hay asignaturas que terminas cogiendo sin información y con el riesgo de que sea una pesadilla, pero es que no ofrecen tantas como uno se piensa antes de llegar, por lo que no queda otra que aguantarse y jugársela a la suerte para ver qué te exigen con esa asignatura.

4º- Certificado de estancia: se trata de un documento que recoge las fechas de inicio y fin de tu estancia. Es muy importante, ya que con él se calcula tu estancia real y con ello los meses de beca que te corresponderá cobrar. Sin él no se procederá al ingreso de la parte final de la ayuda económica, lo cual no es ninguna gracia precisamente.

Como requisitos de entrega te dicen que debe ser original, firmado y sellado por la Universidad de destino, sin que haya correciones ni rectificaciones y por último debe recoger obligatoriamente la fecha de inicio de la estancia, la final y la fecha de la firma del certificado.

Se encuentra este papel normalmente en la zona erasmus de tu Universidad origen, y deberá ser entregado personalmente o por correo postal al área de relaciones internacionales de tu Universidad. La fecha lógicamente es la de fin de estancia.

5º- Certificado de calificaciones o transcript of records: es conveniente que antes de partir a nuestro país de origen pidamos una copia del certificado de calificaciones, ya que aunque por norma general la Universidad destino mandará a la de origen este documento, más vale prevenir que curar, por lo que nunca viene de más el tener una copia de todo lo que hacemos.

Una vez el área de relaciones internacionales tenga este documento, lo tramitará al decanato y el coordinador académico preparará el informe de reconocimiento, que una vez firmado por el Decano, se añadirá al expediente académico del alumno en cuestión. Atendiendo a la escala internacional de transcripción de calificaciones se hará la conversión de tus notas en el extranjero a la de tu país de origen.

Y que yo sepa estos son los papeles que deberemos rellenar durante nuestro Erasmus, y que si bien sólo son cinco, te traerán más de un quebradero de cabeza sin ninguna duda. Ánimo a todos y que os sea leve. Una vez te los quites todos de en medio, ésta será tu reacción sin ninguna duda:

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