Portekiz'de Evrak İşleri: SEF ve Diğer İşlemler

Efendim malumunuz biz Türk vatandaşları için Avrupa ülkelerine seyehatte, Erasmus işlerinde vesaire en büyük sıkıntı vize işlemleri oluyor. Bir an öyle bir noktaya geliyor ki, konsolosluktaki görevli kişiye, gözünüzü seveyim şu vizeyi belirttiğim tarihler arasında verin vallahi ben döneceğim Türkiye'ye diyesi geliyor insanın. Öyle ki yabancı dil sınavından iyi bir puan almak ve ortalamayı toplamda yüksek bir skor elde etmek için yüksek tutmakla işin zor ve stresli kısmını hallettiğinizi zannederken, iş vize işlemlerine geldiğinde bambaşka bir boyuta geçiyorsunuz. Tabi tatlı telaşlar bunlar. Öncelikle gideceğiniz üniversiteden kabul mektubunu da aldıktan sonra ilgili konsolosluktan mail ile randevu alınır ve seri bir şekilde evrak hazırlama işlemlerine geçilmesi elzem olur. Konsolosluğun, daha doğrusu Portekiz'de Erasmus için konuşmak gerekirse Portekiz Büyükelçiliği'nin talep ettiği belgeler seneden seneye değişiklik gösterdiği için belgelerin ne olduğunu buraya yazarak kafa karışıklığı yaratmak istemiyorum. Böyle resmi işlerde tek kaynağın ilgili resmi makam olması her zaman en iyisi. Geri kalanlar ise fikir edinmek ve ne yapacağına önden bir bakmak adına faydalı diye düşünüyorum. Bu yüzden yazının ilerleyen kısımlarında, başka işlemler için gerekli belgeleri sıralamama rağmen lütfen ilgili kurumun kendisiyle de iletişim içinde olun, internet sitesinden bilgi edinmeye çalışın.  

Ben daha çok Portekiz'e geldikten sonra başlayan evrak işlerinden bahsetmek istiyorum. Son olarak da konuyu, Portekiz'e gelen her Türk Erasmus öğrencisinin bir süre kafasını kurcalayan, "ne yapacağız ki şimdi biz orada, anlamadım ben." tepkilerine yol açan SEF'e bağlayacağım. 

kaynak

Öncelikle aldınız pasaportunuzu ve haliyle vizenizi, Portekiz sınırları içerisine girdiniz. Üniversiteye ait bir yurtta kalıyorsanız herhangi bir sıkıntı yok ancak bir hostelde ya da bir evde kalıyorsanız, varışınızdan itibaren 3 gün içerisinde SEF'e (bir nevi yabancılar ofisi)gitmeniz ve Portekiz sınırları içerisine girdiğinizi resmi bir yolla bildirmeniz gerekmektedir. Her şehir için durum aynı mı bilmiyorum lakin Braga adına konuşacak olursam, buradaki SEF ofisi şehirdeki belediye binası diyebileceğimiz bir kurumun içerisinde yer alıyor. Şehir merkezi içerisinde ve bulması epey kolay. Gitmeden evvel internet üzerinden randevu alırsanız, işinizi daha çabuk halledersiniz. Buradan randevunuzu alabilirsiniz. Randevu alırken vize, pasaport ile ilgili bilgileriniz isteniyor ve randevunuzu aldıktan sonra mail adresinize bir doğrulama maili geliyor. Randevu günü kuruma gittiğinizde de öncelikle oradaki makinelerden sıra numarası almanız gerekiyor, unutmayın. Dediğim gibi bu durum sadece geldiği gün bir hostelde ya da evde kalan arkadaşlar için. Üniversitenin yurdunda kalıyorsanız, bu bildirimi sizin yerinize üniversitenizin yurdu yapacaktır, siz keyfinize bakabilirsiniz.

Gelelim bir diğer konuya. Bu konudaki prosedürü Universidade do Minho'da okuyacak arkadaşlar için yazıyorum. Diğer üniversitelerin farklı bir kayıt prosedürü olabilir. Braga'ya geldiğiniz günü takiben üniversitenin uluslararası ilişkiler ofisinden bir mail alacaksınız. Öğrenci numaranız, size özel e-mail adresi ve şifresini içeren bu mail önemli. Verilen e-mail adresi ve şifre ile okulun kendi öğrenci otomasyon sistemine giriş yapacaksınız. Aynı zamanda üniversite ve yurtlarda bulunan wi-fi ağına erişiminizi sağlayacak. İnternet konusunda sıkıntınız olacağını düşünmüyorum, eduroam isimli bu kablosuz ağ gayet iyi bir performansa sahip. Dizinizi filminizi rahatlıkla izleyebilirsiniz. Buradan bahsettiğim otomasyon sistemine ulaşabilirsiniz. Bence epey kullanışlı bir portal. Bununla birlikte, bir başka mail alacaksınız ve bu mailde uluslararası ofise gelmeniz gereken gün ve saat aralığı yazıyor olacak. Belirtilen tarihte SRI kısaltmalı bu uluslararası ofise gelip 2.5 Euro tutarında, neden olduğunu hala anlamadığım bir ödeme yapacaksınız ve 1 adet öğrenci belgeniz ile birlikte 1 adet de toplu taşımayı indirimli kullanmak adına gerekli onayların bulunduğu belge alacaksınız. Akabinde küçük bir toplantıya katılacak ve uluslararası ofisteki yetkili biri tarafından genel anlamda bilgilendirileceksiniz. Sizden enrollment form dedikleri bir nevi son kayıt formu doldurmanızı isteyecekler. Formda kişisel bilgileriniz ve alacağınız dersler soruluyor olacak. Bu formu doldurmadan evvel şu adresten seçtiğiniz derslerin açılıp açılmadığını kontrol etmeniz gerekiyor. Eğer hepsi açılmışsa ve birbirleriyle çakışmıyorlarsa sıkıntı yok. Çakışıyorlarsa da dersi alıp almama konusunda bölüm koordinatörünüz size yardımcı olacaktır. Uluslarası ofisle olduğu gibi bölüm koordinatörü ile de tarihi belirlenmiş küçük bir toplantınız olacak. Alacağınız mailde bunu da bulmanız mümkün. Koordinatöre bu kayıt formu ve az önce verdiğim adresten ulaştığınız ders programlarının çıktısını götüreceksiniz ve kendisi de olur verirse kayıt formunuzu mail ile koordinatörünüze atacaksınız. Akademik koordinatörünüz de aynı formu uluslararası ofise iletecek ve kaydınız tamamlanacak. Üniversitenin öğrenci otomasyon sistemine giriş yaptığınızda da seçtiğiniz derslerin oraya işlendiğini ve her biriyle ilgili gerekli bilgilerin orada mevcut olduğunu göreceksiniz. 

kaynak

Bir diğer husus, bazı dersleri değiştirmeniz durumunda yapmanız gerekenleri kapsıyor. Mesela seçtiğiniz derslerden bir veya birkaçı açılmadı. O halde değiştirmek zorundasınız. Kayıt formuna, hepsi açılmış olan yani tüm bu learning agreement işlerinin son halini yazmanız gerekiyor. Yaptığınız bu değişikliği de üniversitenize ait learning agreement belgesinin during the mobility kısmına işlemeniz ve önce Universidade do Minho'daki akademik koordinatörünüze sonrasında da üniversitenin uluslararası ilişkiler ofisindeki yetkiliye imzalatmanız gerekiyor ki akabinde kendi okulunuza gönderip gerekli imzaları alabilesiniz. Portekiz'de bu işler biraz yavaş yürüyor yani gereken bu imzaları almanız 1 haftayı bulabilir. Bu durumu göz önüne alarak zaman yönetiminizi ayarlamanız gerekiyor. 

Sanıyorum ki üniversite ile ilgili, kayıt için başka evrak işiniz kalmadı. Şimdi gelelim vize uzatma meselesine. Bu hemen geldiğiniz gibi halletmeniz gereken bir mevzu değil. Vizenizin son tarihi gelmeden 1 ay evvel SEF'e gittiğiniz takdirde aynı gün içerisinde hallediyorsunuz. Tabi doldurmanız gereken 1 form ve ibraz etmeniz gereken birkaç belge var. Birde 97 Euro. Eğer yeşil pasaport sahibiyseniz sadece 16.30 Euro ödeyeceksiniz. Kötü haberi en son vereyim dedim. Yani bütçenizi hazırlarken bunu da mutlaka göz önünde bulundurun. Yine daha önce verdiğim linkten randevunuzu alabilir ve site üzerinden ilgili formu bulabilirsiniz. Aynı şekilde gerekli belgelerin de listesini orada görebilirsiniz.

Formda işaretlemeniz gereken yerler bunlar. "Diğer" kısmında 2 fotoğraf ve dönüş bileti rezervasyonu çıktısından bahsediyor. Görevli hanımefendinin yazısı pek okunaklı olmayabilir diye belirtmek istedim. Pekala bu form ile birlikte yanınızda hangi belgeler bulunmalı? Doğrusu burası biraz enteresan. Yani sizden talep ettiği bir belgeyi bir başkasına hiç sormayabilir. Bu yüzden tastamam hazır olmak en iyisi. Başvuru formu ile birlikte, 2 fotoğraf, pasaport, burs belgesi ya da geçim kanıtı, kaldığınız yeri gösterir bir belge, sabıka kaydı(İngilizce), dönüş bileti ya da öylesine bir rezervasyon, sağlık sigortası(İngilizce), vize ve pasaport fotokopisi gerekiyor. Dediğim gibi görevli kişi bunların hepsini talep etmeyedebilir, biraz kendilerine kalmış lakin sizden sabıka kaydınızı istemez iken bir arkadaşınızdan aynı belgeyi ibraz etmesini isteyebilir ve yanında yoksa başka bir tarihe randevu vererek, o günkü işlemi iptal edebilir. Bu yüzden hazır o kadar evrağın arasına batmışken elinizi korkak alıştırmayın. Unutmadan 97 Euro konusunda bir değişiklik yok. Keşke onu da talep etmeseler. Belgelerinizde bir eksik olmadığı takdirde ortalama 1 saat sonunda yeni vizenizi alabilirsiniz. Bu arada  vize tarihini üniversitenin akademik takviminin bitimine göre ya da uçak biletinizdeki tarihe göre belirlemiyorlar. Yani üniversite temmuz ayında bitmesine rağmen ağustosa ya da eylüle kadar vize alabilirsiniz. Ya da dönüş biletiniz 5 temmuza yazılmışken vize bitiminiz 5 eylül olabilir. Bu konuda görevliyle konuşmanızda fayda var.

kaynak

Sanırım dönüş evrakları dışında başka bir evrak işimiz kalmadı. Herhalde en hüzünlüsü de bunları hazırlamak. Yine bu belgeler kendi üniversitenizin prosedürüne göre değişiklik gösterebilir ancak Universidade do Minho adına konuşursak, dönüşünüzden 1 hafta-10 gün öncesinde uluslararası ofise gidip, dönüş vaktinizin yaklaştığını belirtin öncelikle. Sonrasında imzalatmanız gereken bir katılım sertifikası olacak ve son olarak epey kapsamlı bir anket dolduracaksınız ve işlem tamam. Artık bir yandan yaşadığınız onca güzel anıyı düşünürken bir yandan hediyelik eşyaların hesabını yapıyor olacak ve yavaştan bavullarınızı hazırlamaya başlayacaksınız. Ne diyelim hayırlı yolculuklar efendim. 

Fotoğraf galerisi